Politique en matière de confidentialité
En tant que société sise en Suisse, notre société CapFinance Sàrl est soumise à la Loi fédérale en matière de protection des données, étant précisé que, quelles que soient les circonstances, nous demeurons tenus de respecter nos obligations contractuelles en termes de confidentialité, telles que stipulées dans nos conditions générales de ventes.
Ne ciblant pas délibérément de résidents européens en relation avec la fourniture de nos services au sens de l’art.3.2 RGPD, nous n’estimons pas être soumis dans le cadre de nos activités au RGPD.
Version en vigueur : mai 2024
Déclaration relative à la protection des données
La présente déclaration relative à la protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, la période de conservation ainsi que vos droits.
1. Qui nous sommes
CapFinance Sàrl est une entreprise qui fournit des prestations de conseils, d’expertises et de gestion dans les domaines liés à la direction financière. L’offre de prestations de services de CapFinance Sàrl comprend entre autres l’accompagnement et l’exécution de mandats tels que :
- La consolidation financière
- La direction financière à temps partiel ou par intérim
- La délégation de ressources
- Le contrôle de gestion stratégique et opérationnel
- Les opérations de fusion et acquisition, business plans, évaluations d’entreprises et due diligences
- Le contrôle interne
- L’optimisation des coûts et l’organisation
2. Définitions et objectifs de la collecte et du traitement de données
2.1 Définitions
Données personnelles (ci-après également appelées données) : toutes les informations concernant une personne physique, identifiée ou identifiable.
Données sensibles : données sensibles relevant, entre-autre, du domaine de la santé, de la religion, de la perception de l’aide sociale, des poursuites ou des faillites.
Notion de traitement des données : doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.
2.2 Objectifs de la collecte et du traitement de données personnelles
Nous collectons et traitons des données personnelles afin d’accomplir nos tâches professionnelles, conformément aux dispositions légales et contractuelles.
La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales en vigueur en Suisse, entrées en vigueur en septembre 2023.
Les données personnelles sont collectées de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité.
Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations. Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour assurer la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre de services. Cela comprend en particulier les objectifs suivants :
- Gestion et administration des relations contractuelles avec nos clients et leurs collaborateurs
- Gestion et administration des relations contractuelles avec nos fournisseurs
- Gestion de notre liste de contacts dans le cadre de notre communication institutionnelle
- Exploitation du site Internet
- Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercices de prétentions
3. Quelles données personnelles traitons-nous ?
3.1 Données de contact et données de base générales
Selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données sensibles.
Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes :
- Nom, prénom, adresse e-mail, et, le cas échéant, adresse, numéro de téléphone, titre, profession, informations sur l’employeur ;
- Correspondance électronique et écrite (courrier)
En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données, du segment de clientèle et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants.
3.2 Données relatives à la gestion des mandats
Pour la gestion et l’administration de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes :
- Données de contact et données de base générales selon le ch. 3.1;
- Pour les entreprises :
- Statuts, extraits du registre du commerce, du registre foncier, de l’office des poursuites
- Informations sur la Direction et le contrôle de l’entreprise : données sur les personnes physiques / associés et membres de la direction impliqués dans l’entreprise : nom, prénom, année de naissance, nationalité, fonction, pourcentage de voix, informations sur leur activité dans l’entreprise
- Informations relatives à l’engagement de personnes exerçant une fonction dirigeante auprès d’entreprises tierces et, le cas échéant, nom, prénom, entreprise, secteur d’activité, fonction et taux d’occupation du poste (autres mandats)
- Le cas échéant, données sur les sociétés et fondations détenant une participation dans l’entreprise : raison sociale, siège, domaine, degré de participation
- Procès-verbaux des Assemblées Générales et des Conseils d’administration
- Pour les holdings, organigramme avec les rapports de participations des sociétés détenues
- Informations sur les effectifs et la masse salariale : nombre de collaborateurs, pourcentage de postes ; type de postes, salaires et charges sociales, ancienneté
- Informations bancaires, accès aux comptes de l’entreprise
- Informations financières et fiscales de l’entreprise
- Procès-verbaux des séances tenues dans le cadre de nos mandats
- Copie de contrats signés par nos mandants vis-à-vis de tiers (contrats clients, contrats fournisseurs, baux commerciaux, assurances, etc.)
- Pour les entreprises dont nous gérons la paie, en plus des informations collectées ci-dessus, nous collectons les données personnelles de leurs collaborateurs :
- Données de base générales, selon le ch. 3.1 et les informations complémentaires : date de naissance, sexe, nationalité, numéro AVS
- Données relatives aux assurances sociales et plans de prévoyance
- La situation familiale et des informations sur les enfants (date de naissance, sexe, scolarité)
- Le nom du poste
- Les contrats de travail et les avenants, le salaire et les plans d’intéressement
- Le curriculum vitae
- Les diplômes
- Les certificats maladies et accidents
- Le suivi des heures et des vacances, congés maternité/paternité, service militaire ou protection civile
- Coordonnées bancaires
- Pour les collaborateurs imposés à la source (en plus des données listées ci-dessus) : confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, informations sur le/la partenaire
- Extrait du Registre de l’Office des poursuites, le cas échéant
Ces données sont traitées dans le cadre de prestations dans nos domaines d’activité. Il s’agit principalement de données relatives à nos clients. Mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données.
Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles.
En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.
3.3 Données pour nos lettres d’information et vœux de fin d’année
Pour l’envoi de nos lettres d’information et vœux de fin d’année (courriels et lettres/cartes sous format papier), nous traitons les données personnelles suivantes :
- Données de contact et données de base générales selon le ch. 3.1
Ces données sont nécessaires à la fourniture de la communication et à la gestion de notre base de clients.
Vous pouvez à tout moment nous demander de retirer vos données de notre liste de contacts en adressant un email à info@capfinance.ch.
3.4 Données liées à la communication directe (téléphone, courriel et visioconférences)
Lorsqu’elles sont à notre initiative, les visioconférences que nous organisons sont réalisées avec Microsoft Teams. Nous n’enregistrons pas les visioconférences, sauf en cas de volonté et d’accord de tous les participants.
Pour la communication directe par téléphone et par courriel, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :
- Données de contact et données de base générales selon le ch. 3.1
- Autres données personnelles contenues dans le courriel
Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos clients.
3.5 Données relatives au personnel
Le traitement des données nécessaires à la gestion du personnel de CapFinance Sàrl est spécifié dans des documents internes à l’entreprise.
Concernant le recrutement, les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont détruits à l’issue de la procédure de candidature.
3.6 Fournisseurs et autres partenaires contractuels
Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous :
- Données de contact et données de base générales selon le ch. 3.1
- Informations financières telles que coordonnées bancaires
- Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.)
Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission [p. ex. sociétés informatiques], nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.
3.7 Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet et d’autres canaux électroniques
3.7.1 Fichiers journaux (logfiles) du serveur
Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes :
- la date, l’heure d’accès et la quantité de données
- le navigateur utilisé et le système d’exploitation
- le nom de domaine du fournisseur
- la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url)
- la requête de recherche
- l’adresse IP
La collecte de ces données est techniquement nécessaire : elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.
3.7.1 Cookies
Que sont les cookies ?
La présente politique en matière de cookies explique ce que sont les cookies et comment nous les utilisons, les types de cookies que nous utilisons, c’est-à-dire les informations que nous recueillons à l’aide des cookies et la manière dont ces informations sont utilisées, ainsi que la manière de gérer les paramètres des cookies.
Les cookies sont de petits fichiers texte utilisés pour stocker de petits éléments d’information. Ils sont stockés sur votre appareil lorsque le site web est chargé sur votre navigateur. Ces cookies nous aident à faire fonctionner le site web correctement, à le rendre plus sûr, à offrir une meilleure expérience à l’utilisateur, à comprendre comment le site web fonctionne et à analyser ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.
Comment utilisons-nous les cookies ?
Comme la plupart des services en ligne, notre site web utilise des cookies de première partie et de tierce partie à plusieurs fins. Les cookies de première partie sont essentiellement nécessaires au bon fonctionnement du site web et ne collectent aucune donnée personnelle permettant de vous identifier.
Les cookies tiers utilisés sur notre site web servent principalement à comprendre comment le site web fonctionne, comment vous interagissez avec notre site web, à assurer la sécurité de nos services, à fournir des publicités pertinentes pour vous et, dans l’ensemble, à vous offrir une expérience utilisateur meilleure et améliorée et à aider à accélérer vos interactions futures avec notre site web.
Types de cookies que nous utilisons
Gérer les préférences en matière de cookies
Paramètres des cookies
Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment en cliquant sur le lien ci-dessus. Cela vous permettra de revenir à la bannière de consentement aux cookies et de modifier vos préférences ou de retirer votre consentement immédiatement.
En outre, les navigateurs proposent des méthodes différentes pour bloquer et supprimer les cookies utilisés par les sites web. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour bloquer/supprimer les cookies. Vous trouverez ci-dessous les liens vers les documents d’assistance relatifs à la gestion et à la suppression des cookies des principaux navigateurs web.
Chrome : https://support.google.com/accounts/answer/32050
Safari : https://support.apple.com/en-in/guide/safari/sfri11471/mac
Firefox : https://support.mozilla.org/en-US/kb/clear-cookies-and-site-data-firefox?redirectslug=delete-cookies-remove-info-websites-stored&redirectlocale=en-US
Internet Explorer : https://support.microsoft.com/en-us/topic/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer-bca9446f-d873-78de-77ba-d42645fa52fc
Si vous utilisez un autre navigateur web, veuillez consulter les documents d’assistance officiels de votre navigateur.
3.8 Garantie de la sécurité et respect des obligations légales et exercice de prétentions
Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.
4. Saisie des données, période de conservation, mesures de sécurité
4.1 Saisie des données
En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 3 directement de la part de nos clients, à partir du moment où ils bénéficient de l’une des prestations.
Toutefois, dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat.
Nous utilisons également des informations accessibles au public (dans les médias et sur Internet) ou par le biais de notre réseau d’affaires, dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature, lors de la prise de références).
4.2 Période de conservation
Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées.
4.3 Sécurité des données
Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles.
Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse et dans l’Union Européenne.
Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre 7), sont prises.
5. Transmission et transfert de données
Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi.
Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part :
- Prestataires de services (sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, conseillers, avocats, compagnies d’assurance).
- Tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (notamment autorités de surveillance de la révision ou autorités fiscales), institutions gouvernementales, tribunaux.
Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué.
Nos prestataires sont situés en Suisse ou dans l’Union Européenne. Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standards ou d’autres garanties appropriées.
6. Vos droits
Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données.
Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne doivent pas être supprimées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données.
Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.
7. Dispositions finales
7.1 Entité responsable et contact
Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire.
Les responsables de la protection des données sont les associés de CapFinance Sàrl : Monsieur Nour Avrany, Madame Anouck Ansermoz et Madame Isabelle Guyon.
Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courrier à CapFinance Sàrl, avenue de Florimont 3, 1006 Lausanne.
Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe.
7.2 Adaptations de la déclaration relative à la protection des données
Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur le site Internet. La présente déclaration relative à la protection des données a été mise à jour pour la dernière fois le 18 mai 2024.